Закулисье свадебного организатора

ЗАКУЛИСЬЕ СВАДЕБНОГО ОРГАНИЗАТОР

 

Свадьба. Важный день.

Пары обращаются в свадебное агентство за эмоциями и душевным спокойствием. Процесс подготовки не утомительный, если знать все мелочи и детали каждого этапа подготовки. Чтобы знать рынок изнутри, нужно фактически побывать в «шкуре» каждого профессионала, которого вы хотите нанять на своё торжество. Только прожив весь цикл производства от лица каждого члена своей команды, можно в полной мере понять вопросы, которые нужно сразу решать с каждым специалистом всей цепочки «производства». Ведь в нашем деле мы не имеем права на ошибку.

Чем занимается пара во время подготовки.

Как только пара пришла в свадебное агентство и заключила договор на организацию свадьбы, то максимум что делает невеста с женихом - это заполняет личные анкеты, рассказывает о себе, составляет список гостей, утверждает концепцию, знакомится с ведущим, смотрит площадку, выбирает и знакомится с фотографом и видеооператом, а также с декоратором. Все вопросы, абсолютно все, невеста обсуждает и решает с организатором. Это очень удобно, у неё под рукой всегда один контакт и если возник какой-то срочный вопрос, идея или просьба, то можно написать оному человеку, а он уже согласует, решит и обязательно поможет. Т.е. ответственность за всё мероприятие несёт один человек. Таким образом и спрашивать нужно с одного человека, и только он может быть виноват в своих ошибках, на которые не имеет права. В среднем паре нужно выехать на встречу около 5-6 раз. Обязательными являются поездки на площадки во время её поиска и выбора. Найти и прочувствовать своё место это 80% успеха. Знакомство с ведущим, фотографом и видеографом можно провести в один день, а можно разбить на несколько. Смотря как много кандидатов, вы хотите просмотреть. Самое главное это утвердить дизайн-проект, сценарий и смету.

Чем занимается пара во время свадьбы.

Пары обращаются в свадебное агентство за эмоциями. Поэтому в свадебный день, рядом с невестой есть своя свадебная фея, которая находится постоянно рядом и готова в любой момент оказать физическую и моральную поддержку. Весь день невесту и жениха не беспокоит ни финансовый вопрос, ни вопросы по кухне, ни конфликтные и форс-мажорные ситуации. Все вопросы решает организатор и принимает решение самостоятельно, исходя из своего опыта.

Закулисье свадебного дня. Что скрывает организатор.

Площадка. Едем на площадку и смотрим все её тайные места в живую. Мы вживаемся в роль гостя, которому тяжело угодить. У нас есть готовый список из 30 вопросов, которые нам нужно решить до заключения договора и столько же после. Мы смотрим туалетные комнаты, всю мебель, посуду, всевозможные локации. И только потом мы готовы повезти свою пару смотреть то или иное место для проведения своей свадьбы.

Декор. Для декораторов мы устраиваем своеобразный тендер. Сначала мы сами продумываем концепцию, исходя из истории пары, и составляем техническое задание, в котором прописываем технические характеристики площадки и вставляем фотоподборку. Вдохновляемся мы не только уже готовыми проектами, но и элементами архитектурного декора, фильмами, классической литературой, спектаклями. Декораторы готовят нам предложение-«Вдохновение». Таким образом, мы понимаем кто «дышит» в нужном направлении и, кто сможет воплотить проект в жизнь.

Подрядчики. С каждым подрядчиком подписывается договор, который составляется нашим юристом. Нам важно обойтись без непредвиденных ситуаций и сохранить хорошее отношение с каждым специалистом. Неопытный организатор может столкнуться с проблемой: понадобилась дополнительная гримёрка, утюг с доской, обеды, оплата парковки, оплата трансфера, оплата лишнего часа работы. И всё это ведёт к дополнительным затратам.

Мы всегда перед свадьбой собираем всю команду на площадке и знакомимся. На такой встрече присутствуют: представители агентства, декоратор, флорист, оформитель, технический директор, художник по свету, представитель музыкальной группы, фото и видео операторы, менеджер площадки, банкетный менеджер, управляющий ресторана, технический специалист от площадки, ведущий. Никто не знакомится с рестораном в день свадьбы. На таких встречах фотографы и видеооператоры могут обсудить с художником по свету все пожелания. Интересы одних должны соответствовать интересам других, так как декораторы тоже заинтересованы, чтобы их декорации выглядели в лучшем свете. Таким образом, все решают свои вопросы на берегу и на площадку приезжают полностью подготовленные к любым ситуациям. Есть такие проекты, которые требуют генерального прогона, и все подрядчики должны быть готовы к этому.

Это одна небольшая сторона нашего мира. В следующий раз мы расскажем о ситуациях, которые происходят на наших мероприятиях и как мы их решали.

 

Свадебный специалист WEDDING WAY

Екатерина Сахно